Rechnungserstellung Software Rechnungen
Erstellen von Rechnungen zu Bekämpfungen, Produktverkäufen, automatisches, periodisches Generieren von Rechnungen aus Wartungsverträgen. Eingesetzte Produkte, Ressourcen oder Arbeitszeiten welche über die App erfasst wurden, werden vollautomatisch in der Rechnungslegung berücksichtigt.
Rechnung Begriffserklärung
Unter Rechnung wird jedes Dokument verstanden, das die Abrechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung zum Inhalt hat, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird, Rechnungserstellung Software Rechnungen.
Die Rechnung ist eine gegliederte Aufstellung über die Forderung eines Entgeltes für eine erbrachte Leistung. Durch sie ist der Schuldner in der Lage, eine Nachprüfung der Forderung vorzunehmen, weshalb aus ihr konkret hervorgehen muss, welche Summe für welche Leistung gefordert wird. Die Spezifikation innerhalb der Rechnung hat auch erbrachte etwaige Teilleistungen zu erfassen. Entspricht die Rechnung diesen Anforderungen, ist es gleichgültig, ob sie „Abrechnung“, „Frachtbrief“, „Gegenrechnung“, „Quittung“, „Zahlungsaufforderung“ oder „Zahlungsaufstellung“ genannt wird. Nicht als Rechnung gelten Schriftstücke, die ausschließlich den Zahlungsverkehr betreffen, z. B. Kontoauszüge oder Lieferscheine.
Das Wort Rechnung stammt aus den althochdeutschen „rehhanunga“ oder „réchenungo“, die erstmals um das Jahr 1000 erschienen, im Mittelhochdeutschen wandelte es sich in „rech(e)nunge“. Das heutige Wort „Rechnung“ tauchte ersichtlich erstmals im Jahre 1316 auf. Während in Deutschland das Wort Faktura heute als veraltet gilt, ist es in Österreich und der Schweiz das übliche Synonym für die Rechnung.
Das Wort Rechnung ist ein Rechtsbegriff, der in vielen Rechtsgebieten vorkommt.
Die Rechnung muss in Textform (beispielsweise schriftlich oder per E-Mail) erfolgen, eine mündliche Rechnungsstellung genügt nicht. Sie bedarf keiner Unterschrift und es auch muss keine besondere Schriftform eingehalten werden.
Eine Rechnung enthält schuldrechtlich eine Zahlungsaufforderung, wobei sich der Anspruch des Gläubigers auf Zahlung in der Regel aus einem zuvor abgeschlossenen Vertrag, ergibt.
Notwendige Angaben in einer Rechnung
Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
Kontaktdaten: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Steuernummer: die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Datum: das Ausstellungsdatum
Rechnungsnummer: eine eindeutige Nummer, welche sich einfach einem Nummernkreis zuordnen lässt
Leistung: die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
Leistungsdatum: den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts (wenn die Lieferung oder Leistung noch nicht ausgeführt ist), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
Nettosumme: das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
Mehrwertsteuervermerk: den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und
Aufbewahrungsfrist: in den Fällen, in denen der Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt, einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
Auf allen Geschäftsbriefen (und damit auch auf Rechnungen) eines Kaufmanns bzw. einer Handelsgesellschaft müssen die Firma einschließlich des Rechtsformzusatzes (z. B. GmbH, GmbH & Co. KG), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden. Ferner sind anzugeben bei Gesellschaften ohne eine natürliche Person als mittel- oder unmittelbaren Vollhafter, alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder (mit besonderer Erwähnung des Vorsitzenden) und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie bei Personengesellschaften die Firmen der Gesellschafter.
Der Unternehmer in Deutschland muss Eingangs- und Ausgangsrechnungen 10 Jahre aufbewahren. Privatpersonen (auch Unternehmer, die Leistungen in ihrem privaten Bereich verwenden), die von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder grundstücksgleichem Recht eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren.
Die Rechnung bildet den Abschluss der Fakturierung, durch die im rechnungsstellenden Unternehmen eine Forderung entsteht, die in dessen Bilanz zu aktivieren ist. Sie ist ein Buchungsbeleg, ohne Rechnung kann zwar eine Forderung entstehen, sie ist jedoch schwerer zu beweisen. Eine Rechnung wird erstellt aufgrund von Kaufverträgen für den Kaufpreis sowohl im Präsenzhandel im Laden als auch im Versandhandel, bei Werkverträgen, Dienstverträgen und sonstigen Schuldverhältnissen, bei denen eine Zahlung als Gegenleistung erwartet wird. Mit Zugang der Rechnung muss der Zahlungspflichtige sie als Verbindlichkeit buchen.
Eine Rechnung dokumentiert das Bestehen einer Forderung, eine Quittung bestätigt, dass eine Forderung erloschen ist (zum Beispiel durch eine Zahlung). Eine Quittung dient als Zahlungsnachweis für Privatpersonen, da diese meist keinen Anspruch auf eine detaillierte Rechnung haben. Auf dieser sind in Deutschland keine Angaben über den Umsatzsteuersatz oder den Steuerbetrag erforderlich.