Einkaufssoftware Software für den Einkauf
Mit Pestsoft ist es möglich, den Artikeleinkauf aus den hinterlegten Artikel- und Lieferantendaten zu steuern.
Einkauf Begriffserklärung:
Der Begriff Einkauf bezog sich in der Betriebswirtschaftslehre ursprünglich auf die operativen Tätigkeiten zur Versorgung eines Unternehmens mit Gütern und Dienstleistungen, die zur Durchführung der Dienstleistung, des Produktionsprozesses oder der Handelsfunktion benötigt und von diesem Unternehmen nicht selbst hergestellt werden. Mit zunehmender Bedeutung der Unternehmensfunktion Einkauf werden vermehrt auch strategische Aufgaben unter diesem Begriff zusammengefasst.
Software für den Einkauf
Mit der Einkaufsoftware kann die Einkaufsplanung umgesetzt werden. Diese ist Bestandteil der Beschaffung und gehört zu den wesentlichen Elementen der Unternehmenslogistik. Wie alle betriebswirtschaftlichen Tätigkeiten dient auch die Planung und Umsetzung des Einkaufs dem Wertschöpfungsprozess.
Aufgabe der Einkaufsplanung ist es, durch gut geplante Beschaffung der nötigen Rohstoffe, Halbzeuge und Fertigwaren den Güterstrom zum Absatzmarkt oder zur Erbringung der Dienstleistung zu sichern und zu optimieren. Das Ergebnis ist dann der Kapitalstrom, der vom Markt zur Unternehmung zurückfließt und die Finanzierung weiterer Beschaffungen durch neue Einkäufe ermöglicht.
Zur Beschaffung gehört das Bereitstellen sämtlicher Sachgüter, Rechte und Dienstleistungen, die dem Unternehmenszweck dienen:
- Kapital und Geld
- Personal
- Immobilien
- Transportleistungen
- Mobilität
- Arbeitskräfte
- Warenbeschaffung
- Maschinen, Betriebsmittel
- Patente und Rechte
Einkaufsplanung in der Warenbeschaffung
Besonderen Stellenwert hat die Einkaufsplanung im Bereich der Warenbeschaffung. Die kaufmännische Kalkulation ist dabei das wesentliche Element. Die Kosten für den Einkauf bestimmen wesentlich die Gewinnspanne beim Erzielen marktüblicher Verkaufspreise. Eine strategische Einkaufsplanung hilft jedem Betrieb am Markt konkurrenzfähig zu bleiben.
Teilprozesse der Einkaufsplanung
Sehr gute Ergebnisse lassen sich bei den Wareneinkäufen durch sorgfältige Planung erzielen.
Erfahrungsgemäß sind bei der strategischen Einkaufsplanung die unten angeführten Punkte für das Gewinnausmaß und die stabile Basis eines Unternehmens entscheidend:
- Bedarfsermittlung
- Lieferantenvergleich
- Auswahl und Qualität des
- Sortiments
- Optimaler Bestellzeitpunkt
- Bestellmenge
- Saisonal günstige Bestell-
- und Liefermengen
- Reduktion der
- Kapitalbindung
Beobachten und Einhalten von Preisobergrenzen
Besonders wichtig ist der optimale Bestellzeitpunkt. Denn die neue Ware muss verfügbar sein, bevor die alte Ware ausverkauft ist. Der optimale Bestellzeitpunkt hängt ab von den Lieferfristen und der Geschwindigkeit des Umsatzes bei den bestellten Waren, der Lagerfähigkeit sowie den Lagerkapazitäten, der zu erwartenden Preisentwicklung und dem saisonalen Warenangebot. Bei diesem Teilprozess der Einkaufsplanung werden Beschaffungs- und Absatztermine einander angepasst.
Preise und Preisobergrenzen sind konsequent einzuhalten und durch Kalkulation die größten Einsparmöglichkeiten auszuschöpfen. Die Preisobergrenze ergibt sich durch Subtraktion der Handelsspanne vom zu erzielenden Verkaufspreis.
Außerdem müssen auf einheitlicher Basis die Angebotspreise der Lieferanten mit Berücksichtigung ihrer jeweiligen Abschläge und -zuschläge bezüglich Preisen verglichen werden.
Zur Einkaufsplanung gehört final die Kontrolle der Lieferungen bezüglich
- Liefertermin
- Wareneingang
- Rechnungsprüfung
- Buchung des
- Wareneingangs.
Letzter Schritt ist eine nachträgliche Überprüfung der Richtigkeit der Einkaufsplanung. Dabei können Fehler entdeckt und Korrekturen vorgenommen werden.
Begriffliche Abgrenzung
Bedingt durch die erst recht spät eingesetzte Auseinandersetzung der betriebswirtschaftlichen Forschung mit der Funktion des Einkaufs herrscht weder in der Theorie noch in der Praxis endgültige Einigkeit über die genaue Abgrenzung der Begriffe Materialwirtschaft (analog im Handel auch: Warenwirtschaft), Supply Chain Management, Beschaffung, Beschaffungslogistik und Einkauf. Die herrschende Meinung in der betriebswirtschaftlichen Literatur sieht Einkauf als Teilgebiet der betrieblichen Funktion der Beschaffung.
Der Einkauf repräsentiert die operative und strategische Tätigkeit des Einkaufens an sich. Dagegen beginnt die Beschaffung bereits früher durch Verbrauchsplanung, Planung von Lieferzeiten oder der Bereitstellung von Lagerkapazitäten und Logistik.
Diese Begriffshierarchie spiegelt sich jedoch in der Regel nicht in der betrieblichen Aufbauorganisation wider. Einen Vorschlag zur Abgrenzung haben Krokowski und Lorenzen formuliert. Danach hat Beschaffung in einem weiten Sinn die Aufgabe, jeglichen Input, zum Beispiel Personal, Kapital, materielle und immaterielle Leistungen, für ein Unternehmen bereitzustellen.
Da die Personal- und Kapitalbeschaffung Themengebiete der Personal- und Finanzwirtschaft sind, bleiben für Beschaffung im engeren Sinn die Beschaffung materieller und immaterieller Leistungen. Diese Beschaffungsobjekte sind Gegenstand des Einkaufs und der Beschaffungslogistik. Aufgabe der Beschaffungslogistik ist das Management und die Ausführung der Raum- und Zeitdisparitäten ausgleichenden Prozesse (Transportieren, Lagern, Umschlagen) zwischen externen Bezugsquellen (Lieferanten) und internen Bedarfsträgern (zum Beispiel die Produktion oder die Dienstleistungserbringung).
Einkauf wird von den beiden Autoren definiert als “der Teil der Beschaffung, der aktiv und an den langfristigen Unternehmenszielen orientiert die Beziehungen zwischen insbesondere unternehmensinternen Bedarfsträgern und externen Bezugsquellen (Lieferanten) gestaltet, um durch (vertragliche) Vereinbarungen die Bereitstellung bzw. Verfügungsgewalt über Beschaffungsobjekte zu gewährleisten.” Im Sinne eines systemorientierten Ansatzes beziehen sich damit die Aufgaben des Einkaufs auf “die Gestaltung
- der Nachfrage (der Bedarfsträger/des Absatzmarktes),
- des Angebotes (der Lieferanten im Beschaffungsmarkt),
- der verbindenden Prozesse (Material-, Informations-, Zahlungsmittelfluss),
- der (vertraglichen) Vereinbarungen und
- des Einkaufs selbst.”
Besondere Bedeutung hat dabei für den modernen Einkauf die Gestaltung der Nachfrage bzw. des Bedarfs im Unternehmen, da sie der zentrale Hebel zum Erreichen der unternehmerischen Ziele ist.
Teilfunktionen
Die Unternehmensfunktion Einkauf umfasst – je nach Ausprägung in den einzelnen Unternehmen – unter anderem folgende Teilfunktionen:
Einkaufs-Management
Personalführung
Gestaltung der Aufbauorganisation des Einkaufs
Gestaltung gegebenenfalls Digitalisierung der Einkaufsprozesse
Einkaufs-Controlling
Vertretung des Einkaufs innerhalb des Unternehmens
Projekt-Einkauf
Einbindung in Projekt für Produktneuentwicklungen
Bearbeitung der Einkaufsaufgaben in beispielsweise Investitionsprojekten (etwa der Bau einer neuen Fertigungsanlage oder die Etablierung neuer Verfahrenstechnikern)
Strategischer Einkauf
Optimierung des Beschaffungsprogramms
Durchführung von Wertanalysen
Standardisierung und Modularisierung von Beschaffungsobjekten
Planung und Steuerung der Materialkostenentwicklung
Beschaffungsmarktforschung
Analyse des Einkaufsverhaltens der Wettbewerber
Gestaltung der Einkaufsstrategie (Lieferantenanzahl, Vergabestrategien, etc.)
Koordination verschiedener Unternehmensteile zur Bündelung von Einkaufsmacht
Standardisierung
Einflussnahme auf Technologieentscheidungen unter Kostengesichtspunkten
Lieferantenentwicklung
Lieferantenbewertung
Verhandlung von Preisen und Zahlungsbedingungen mit Lieferanten
Operativer Einkauf
Verwaltung von Preisen und Konditionen
Ausschreibungen von Neuvergaben
Prüfung und Vergleich von Angeboten
Gestaltung und Abschluss von Verträgen mit Lieferanten
Bestellabwicklung
Reklamationsbearbeitung.